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Assistance au reporting

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Mots-clés

accord de consortium - gestion de projet - indicateurs - jalons - livrables - management de projet - plateforme - reporting - reporting financier - suivi des coûts

Compétences du consultant

Des questions ?

Objectif de la prestation :
La gestion de projet est un élément clé dans la réussite d’un projet. En effet, le reporting administratif, technique et financier de l’avancement d’un projet est important quelque soit la nature du projet – subventionné ou sur fonds propres – afin d’avoir l’ensemble des éléments à des jalons donnés de la vie du projet pour prendre les décisions nécessaires à sa poursuite. Ce reporting prend une autre dimension lorsque le projet est aidé financièrement par un institutionnel, notamment la Commission Européenne, BPI ou l’ADEME : En effet, afin de justifier les montants d’aide perçus, l’organisme financeur demande un état des lieux du projet régulièrement : Les enjeux sont importants puisque ce reporting conditionne le versement de l’aide, et s’il est mal documenté, l’organisme financeur peut décider de suspendre les versements d’aide, voire demander le remboursement des sommes déjà versées.
L’objectif de la mission d’assistance au reporting est de sécuriser les aides perçues ou à percevoir en mettant en place la collecte des informations, leur synthèse et la préparation des différents documents contractuels au reporting.
Dans le cadre de projets collaboratifs, le consultant peut, suivant le périmètre de sa mission, intervenir soit pour un partenaire donné, soit pour l’ensemble du consortium : il devient dans ce cas un interlocuteur direct du consortium auprès de l’organisme financeur.

Grandes étapes de la prestation
La mission de reporting est cyclique, à savoir que l’organisme financeur demande des reportings à des dates clés du projet : 6 premiers mois, mi-projet, 18 mois, année 2, fin de projet…
Afin de réaliser son reporting, le consultant doit pouvoir s’appuyer sur un ensemble d’outils lui permettant de collecter l’information auprès des différentes parties prenantes (DAF, chef de projet, comptabilité, …) et auprès des différents partenaires. Si tel n’est pas le cas, la première étape de sa mission, au lancement du projet si possible, est de mettre en place l’ensemble de ces outils de gestion.
La collecte des informations se fait à différents niveaux :

  • Technique : rapport technique, avancement des développements, analyse vs les objectifs, livrables dus à date, jalon décisionnel, management des risques techniques, …
  • Administratif et juridique : situation administrative des partenaires vis-à-vis du consortium (accord de consortium), règle de propriété intellectuelle, amendement au contrat…
  • Financier : dépenses engagées, temps passés par chacune des personnes affectées au projet, dépenses à venir, % de consommation de l’aide, prévisionnel, …
  • Actions de dissémination et de communication engagées et la stratégie de valorisation les résultats

L’ensemble de cette information est synthétisé dans un rapport complet qui est adressé à l’organisme financeur pour validation. Le consultant intervient auprès des partenaires en cas de demandes complémentaires. Il suit l’état d’avancement de la validation afin d’accélérer le versement de la tranche d’aide.

Impact pour l’entreprise
Un reporting bien documenté, juste et sans omission permet d’obtenir rapidement les versements d’aides et sécurise les aides déjà perçues. Le temps gagné par le chef de projet grâce au support du consultant lui permet de se concentrer sur la réalisation du projet. Dans le cadre d’un projet collaboratif, la compétence du chef de file en tant que manager de projet, est souvent jugée à l’aulne de sa capacité à obtenir le montant d’aide initialement escompté : s’attacher les services d’un consultant est une garantie pour lui de confirmer ses capacités de gestionnaire de partenariats.

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