Le registre RGPD des activités de traitement de données est un élément obligatoire pour être en conformité (article 30 du RGPD). En effet, au delà de bien informer les utilisateurs au travers des cookies, de la collecte des consentement, ou de la sécurisation des données personnelles, ce document permet de recenser tous les traitements effectués. De fait, il indique toutes les utilisations faites des données personnelles collectées. Que ce soit au niveau d’un site internet, mais plus largement, notamment en ce qui concerne la base de contacts clients ou des informations RH.
Ainsi le travail pour réaliser son registre RGPD passe par l’identification de tous les traitement effectués sur les données collectées. Cela va du simple formulaire de contact pour envoyer une newsletter à la collecte des informations du personnel pour éditer une fiche de paie.
Grands principes de la mise en place du registre RGPD
Vous devez d’abord réaliser un audit complet de vos données et traitements :
- Identification de toutes les données personnelles collectées ;
- Catégorisation des données en fonction de leur niveau de sensibilité et d’atteinte aux droits et libertés des personnes. Par exemple, les systèmes de géolocalisation, de vidéosurveillance, les données de santé, les infractions, etc… ;
- Identification des parties prenantes : représentant, sous-traitants, co-responsable, etc… qui interviennent dans le traitement des données ;
- A quoi servent les données (le traitement à proprement parler). Fréquence d’utilisation de la donnée. Par exemple, est-ce un traitement non occasionnel comme la gestion de la paie, des clients ;
- Qui accède à la donnée et à qui elles sont communiquées ;
- Durée de conservation des données ;
- Et enfin, la sécurisation ;
A l’issu de cet audit, vous êtes en mesure de réaliser le registre RGPD des activités de traitement.
Par la suite, ce registre est entretenu par un délégué à la protection des données (DPO) interne ou externe à l’entreprise.
La mise à jour du registre est régulière au gré des évolutions fonctionnelles et techniques des traitements de données. En pratique, il est nécessaire pour chaque utilisation de donnée de mettre à jour le registre.
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Impact pour l’entreprise
Au delà d’être en conformité avec le RGPD, le registre RGPD est un véritable outil de pilotage et de se poser les bonnes questions : Ai-je vraiment besoin de cette donnée dans le cadre mon activité ? Quelle est la bonne durée de conservation ? Est-ce-que les mesures de protection sont suffisantes ?
C’est ainsi l’occasion d’identifier et de hiérarchiser les risques et d’en déduire des plans d’action.
Enfin, la donnée est l’or du 21ème siècle. Bien comprendre la valeur de son actif immatériel est un atout pour valoriser son entreprise.
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